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Kurzanleitungen zu allen Bereichen
Monatsabschluss
Wer hat den Monat abgeschlossen — über die App oder separat.
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Mein Profil
Hinterlege hier deine Daten, damit du Rechnungen an uns stellen kannst. Du kannst sie jederzeit ändern.
Die App wird in dieser Sprache dargestellt.
Startnummer: Ab dieser Nummer wird weitergezählt (wirkt nur, solange sie über deiner nächsten laufenden Nummer liegt). USt.-Satz: wird auf deinen Rechnungen ausgewiesen (z. B. 19 für deutsche Umsatzsteuer, 0 = keine).
Präfix wird deinen Rechnungsnummern vorangestellt (z.B. NB-0001). Der Stundensatz wird beim Übernehmen deiner erfassten Zeiten automatisch eingesetzt.
Rechnungen werden unter deiner eigenen E-Mail-Adresse versendet. Hinterlege dazu das Passwort deines Strato-Postfachs (). Es wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt.
Prüft Login & Verbindung zum Postfach (Port 465/SSL) — es wird keine E-Mail versendet.
Meine Rechnungen
Rechnungen an Portalworks stellen — sie gehen per E-Mail an finance@portalworks.de (CC an dich).
Deine noch nicht abgerechneten Stunden. Häkchen entfernen, um einzelne wegzulassen; Zeitraum eingrenzen, um z. B. nur einen Monat abzurechnen.
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Auslagen wie KI-Kosten (mengenbasiert), ein Rabatt, und ggf. die Auslands-Bankgebühr.
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E-Mail / SMTP
Versand über Strato. Login & Absender = die eigene E-Mail des angemeldeten Nutzers (alle Postfächer liegen bei Strato).
Leer lassen → jeder Nutzer versendet mit seiner eigenen Strato-E-Mail als Login und Absender. Passwort gilt für die Postfächer.
Jede versendete Rechnung geht zusätzlich als Kopie an die CC-Adresse.
Kundenrechnungen der Betreuer gehen im Namen der Firma raus — hier legst du den Absender fest (z. B. finance@portalworks.de). Leer lassen → es wird die persönliche Adresse des jeweiligen Betreuers verwendet.
Eine tägliche E-Mail mit dem, was in der Web-App passiert ist (versendete Kunden- und Freelancer-Rechnungen). Passiert nichts, kommt keine E-Mail.
Eingangsrechnungen
Honorarrechnungen deiner Freelancer, die per Web-App eingegangen sind. Als bezahlt markieren schließt die zugehörige Aufgabe.
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Dropbox
Versendete Rechnungen (Freelancer & Kunden) werden zusätzlich als PDF in einen Dropbox-Ordner archiviert.
Lege in der Dropbox App Console eine App an (Scoped access, Full Dropbox, Recht files.content.write) und trage App-Key + App-Secret hier ein.
- App-Key + Secret oben speichern.
- „Dropbox autorisieren" öffnen → bei Dropbox zulassen → angezeigten Code kopieren.
- Code unten einfügen → „Verbinden".
Der Autorisierungs-Code ist Einmal-Code — daraus holt sich die App ein dauerhaftes Refresh-Token (OAuth 2). Danach lädt sie selbstständig hoch, du musst nichts erneuern.
Zeiterfassung
- Noch keine Einträge heute.
Meine Einträge
- Bitte Zeitraum wählen.
Urlaub
Abwesenheiten des Teams
Manuell erfassen
Eintrag nachträglich hinzufügen
Kalender
Zeiten per Klick eintragen, ziehen zum Verschieben
Zeit-Freigaben
Eingereichte Zeiten deiner Mitarbeiter prüfen
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Stunden-Export
Erfasste Stunden durchsuchen, filtern und als Tagebuch (Excel) exportieren.
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Auswertung
Wie viel wer arbeitet — Stunden je Mitarbeiter
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Aktivität
Wer hat was wann getan — zum schnellen Nachvollziehen.
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Zeiten abrechnen
Genehmigte Zeiten in Positionen überführen
Bitte Zeitraum wählen.
ALSO Cloud Services
Import-Übersicht der ALSO-Rechnungen
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Positionen
Offene Leistungen für Kunden
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Position erfassen
Schritt 1 von 3 — Kunde wählen
Rechnungen
Zugeordnete Kundenrechnungen
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Neue Rechnung erstellen
Schritt 1 von 4 — Kunde wählen
Projekte
Kundenprojekte anlegen und verwalten
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